Proses Rekrutmen dari Permintaan sampai Kandidat Masuk

Sebagian besar UMKM tidak kekurangan proses rekrutmen. Yang mereka punya justru terlalu banyak versi. Sekali waktu pemilik yang mewawancara sendiri, lain waktu supervisor merekrut kenalannya, lain waktu lagi lowongan disebar di grup lalu siapa cepat dia dapat.

Hasilnya bukan cuma kandidat yang kualitasnya naik turun. Yang lebih merepotkan, tidak ada yang bisa dievaluasi. Ketika ada karyawan baru yang ternyata tidak cocok, tidak ada yang bisa ditunjuk sebagai penyebabnya, karena prosesnya memang tidak pernah sama.

Artikel ini menyusun alur rekrutmen yang bisa diulang, dari permintaan mengisi posisi sampai kandidat menerima. Bukan alur korporat dengan tujuh tahap dan panel penilai, tapi urutan yang masuk akal untuk tim yang orangnya terbatas.

Mulai dari permintaan, bukan dari lowongan

Kesalahan paling awal biasanya terjadi sebelum lowongan dibuat. Seseorang berkata timnya kewalahan, lalu langsung diputuskan merekrut. Padahal kewalahan belum tentu berarti kurang orang.

Biasakan setiap permintaan penambahan orang menjawab empat pertanyaan dulu. Pekerjaan apa yang tidak tertangani sekarang. Berapa besar volumenya dalam ukuran yang bisa dihitung. Apakah sudah dicoba dibagi ulang ke orang yang ada. Dan apa yang terjadi kalau posisi ini tidak diisi selama tiga bulan.

Pertanyaan terakhir yang paling banyak menggugurkan. Kalau jawabannya tidak terjadi apa-apa yang serius, biasanya yang dibutuhkan bukan orang baru, melainkan pembagian kerja yang lebih jelas.

Kalau permintaannya lolos, barulah dua hal itu disiapkan: uraian jabatan dan hitungan beban kerjanya. Keduanya sudah dibahas terpisah, dan keduanya jadi bahan mentah untuk seluruh proses berikutnya.

Enam tahap yang cukup untuk UMKM

Ini urutan minimum yang tetap bisa dipertanggungjawabkan. Boleh dipersingkat untuk posisi harian, tapi jangan dibalik urutannya.

• Tahap 1, permintaan disetujui. Tertulis, walaupun cuma satu paragraf, memuat posisi, alasan, dan target tanggal orangnya mulai.
• Tahap 2, tentukan kriteria sebelum melihat pelamar. Ini yang paling sering dilewati. Kriteria yang dibuat setelah melihat kandidat cenderung menyesuaikan diri dengan siapa yang kebetulan melamar.
• Tahap 3, sebarkan lowongan. Isinya harus konsisten dengan uraian jabatan, termasuk rentang gaji kalau memungkinkan.
• Tahap 4, penyaringan berkas. Pakai kriteria tahap 2 sebagai daftar centang, bukan kesan umum.
• Tahap 5, wawancara. Pertanyaannya sama untuk semua kandidat pada posisi yang sama. Kalau tidak sama, Anda tidak sedang membandingkan.
• Tahap 6, keputusan dan penawaran. Dicatat alasannya, sekalipun singkat.

Menentukan kriteria yang benar-benar membedakan

Kriteria rekrutmen di UMKM sering terlalu panjang dan terlalu seragam. Hampir semua lowongan menulis jujur, teliti, dan mau bekerja keras. Masalahnya, tidak ada pelamar yang akan mengaku sebaliknya, jadi kriteria itu tidak memisahkan siapa pun.

Cara yang lebih berguna adalah membagi kriteria jadi tiga lapis.

Syarat mati. Hal yang kalau tidak ada, lamaran otomatis gugur. Misalnya punya SIM C untuk kurir, atau bersedia kerja sistem shift. Jumlahnya sedikit, biasanya dua sampai tiga.

Pembeda. Hal yang membuat satu kandidat lebih siap daripada yang lain. Misalnya pernah menangani kasir dengan antrean panjang, atau terbiasa dengan aplikasi tertentu. Ini yang dinilai dengan skala, bukan ya atau tidak.

Bisa dilatih. Hal yang tidak perlu dituntut di awal karena bisa diajarkan dalam dua minggu. Banyak UMKM menaruh ini di syarat mati dan akhirnya kehilangan kandidat bagus tanpa alasan.

Latihan cepat: ambil lowongan terakhir yang Anda pasang, lalu pindahkan setiap syarat ke salah satu dari tiga lapis itu. Biasanya baris yang tersisa di syarat mati tinggal dua atau tiga, dan sisanya ternyata bisa dilatih.

Menyaring berkas tanpa menghabiskan seharian

Untuk posisi umum di UMKM, lamaran yang masuk bisa puluhan sampai ratusan, dan hampir semuanya terlihat mirip. Cara yang hemat waktu adalah menyaring dua putaran.

Putaran pertama hanya memeriksa syarat mati, dan dikerjakan cepat. Lamaran yang tidak memenuhi langsung disisihkan tanpa dibaca detail. Putaran kedua baru membaca isi, dan hanya untuk yang lolos putaran pertama.

Satu kebiasaan yang layak dipasang sejak awal: catat alasan penolakan dalam satu atau dua kata. Bukan untuk formalitas, tapi karena kalau setelah tiga bulan ternyata tidak ada kandidat yang cocok, catatan itu yang menunjukkan apakah masalahnya di kriteria, di penawaran gaji, atau di tempat memasang lowongan.

Wawancara yang bisa dibandingkan

Detail teknik wawancara berbasis perilaku dibahas tersendiri. Yang perlu ditegaskan di sini cuma tiga hal soal prosesnya.

Pertama, susun pertanyaan sebelum kandidat pertama masuk, dan pakai daftar yang sama untuk semua orang di posisi itu. Kedua, catat jawaban saat wawancara berlangsung, bukan sesudahnya, karena ingatan tentang kandidat keempat akan tercampur dengan kandidat kedua. Ketiga, kalau ada dua pewawancara, keduanya menilai sendiri dulu baru membandingkan. Kalau dibahas lebih dulu, penilaian yang satu akan menarik penilaian yang lain.

Kesalahan yang paling mahal di skala kecil

Merekrut karena terdesak. Ini penyebab paling umum kesalahan rekrutmen di UMKM. Saat satu orang resign mendadak, tekanan untuk segera mengisi membuat semua tahap dilompati. Cara mencegahnya bukan dengan mempercepat proses, tapi dengan menyiapkan penanganan sementara, misalnya membagi tugas selama empat minggu, supaya keputusan tidak diambil dalam keadaan panik.

Mengandalkan rekomendasi tanpa proses. Kandidat dari rekomendasi orang dalam bukan masalah, dan sering justru bagus. Yang jadi masalah adalah melewatkan penilaian karena merasa sudah ada yang menjamin. Rekomendasi sebaiknya membantu di tahap mencari kandidat, bukan menggantikan tahap menilai.

Menunda menyebut angka gaji. Menahan informasi gaji sampai wawancara akhir akan membuang waktu kedua pihak. Di UMKM yang rentang gajinya memang terbatas, menyebut angka lebih awal justru menyaring dengan sendirinya.

Berapa lama seharusnya

Untuk posisi staf di UMKM, dua sampai tiga minggu dari lowongan dipasang sampai penawaran dikirim adalah waktu yang wajar. Kalau lebih cepat dari satu minggu, biasanya ada tahap yang dilompati. Kalau lebih dari enam minggu, biasanya kandidat bagus sudah diambil tempat lain.

Yang perlu dicatat, waktu terlama biasanya bukan di wawancara, melainkan di jeda menunggu keputusan. Menetapkan sejak awal kapan keputusan akan diambil, lalu memberitahukannya ke kandidat, adalah perbaikan paling murah yang bisa Anda lakukan pada proses rekrutmen.

Penutup

Rekrutmen yang baik di UMKM bukan yang paling canggih, tapi yang paling konsisten. Enam tahap tadi tidak menuntut alat atau anggaran tambahan, hanya menuntut urutannya tidak berubah-ubah tiap kali ada kebutuhan.

Kalau Anda mau mulai dari satu hal saja, mulailah dari menentukan kriteria sebelum melihat pelamar. Itu langkah yang paling sering dilewati, dan paling banyak menentukan hasil akhirnya.