Training Need Analysis Tanpa Survei Panjang

Permintaan pelatihan di UMKM jarang datang sebagai kebutuhan belajar. Biasanya datang sebagai keluhan. Timnya kurang inisiatif, katanya. Pelayanannya kurang ramah. Kasirnya sering salah hitung. Lalu kesimpulannya sama: perlu training.

Masalahnya, sebagian besar keluhan itu bukan masalah keterampilan. Dan pelatihan yang menjawab masalah yang salah akan menghabiskan uang, waktu, dan yang paling mahal, kepercayaan orang terhadap pelatihan berikutnya.

Training Need Analysis adalah cara memastikan kita melatih hal yang memang bisa diperbaiki dengan melatih. Versi lengkapnya melibatkan survei dan wawancara berlapis. Versi yang dipakai di sini jauh lebih pendek, dan tetap menjawab pertanyaan pokoknya.

Satu pertanyaan yang menyaring separuh permintaan

Sebelum membahas metode, ada satu pertanyaan yang layak diajukan lebih dulu, dan biasanya langsung menggugurkan sebagian besar permintaan pelatihan.

Kalau nyawanya dipertaruhkan, apakah dia bisa melakukannya?

Pertanyaannya terdengar ekstrem, tapi gunanya jelas. Kalau jawabannya bisa, berarti orang itu sebenarnya mampu, dan yang bermasalah bukan keterampilannya. Melatih orang yang sudah bisa tidak akan mengubah apa pun.

Ambil contoh kasir yang sering salah hitung. Kalau ditanya sendirian dalam keadaan tenang, dia bisa menghitung dengan benar. Berarti masalahnya bukan kemampuan berhitung, melainkan sesuatu yang lain: antreannya terlalu panjang, alatnya lambat, atau shiftnya terlalu panjang. Mengirimnya ikut pelatihan ketelitian tidak akan menolong.

Empat penyebab yang sering tertukar dengan kurang keterampilan

Kalau jawaban pertanyaan tadi ternyata bisa, telusuri empat kemungkinan ini sebelum menyimpulkan butuh pelatihan.

• Standarnya tidak jelas. Orang tidak tahu seperti apa hasil yang dianggap benar. Ini penyebab paling umum dan paling murah diperbaiki.
• Alat atau prosesnya menghambat. Kemampuannya cukup, tapi sistemnya membuat kesalahan hampir tidak terhindarkan.
• Tidak ada umpan balik. Orang mengulangi kesalahan yang sama karena tidak pernah tahu bahwa itu salah.
• Konsekuensinya terbalik. Yang bekerja teliti justru diberi pekerjaan lebih banyak, sementara yang asal-asalan tidak kena apa-apa. Ini lebih sering terjadi daripada yang orang mau akui.

Baru kalau keempatnya sudah dikesampingkan, dan orangnya memang belum bisa walaupun sudah tahu standarnya, saat itulah pelatihan jadi jawaban yang tepat.

Tiga sumber data yang sudah Anda punya

TNA di UMKM tidak perlu survei. Datanya sudah ada, hanya belum pernah dibaca sebagai kebutuhan belajar.

Catatan kesalahan dan keluhan. Komplain pelanggan, barang yang harus dikerjakan ulang, selisih kas. Kelompokkan tiga bulan terakhir, lalu lihat mana yang paling sering. Kesalahan yang berulang di orang yang berbeda-beda menunjukkan masalah sistem, sedangkan kesalahan yang berulang di satu orang menunjukkan kebutuhan belajar.

Hasil pemantauan kinerja. Kalau Anda sudah punya catatan pemantauan mingguan, di situ biasanya sudah terlihat siapa tersendat di bagian mana.

Rencana ke depan. Ini yang paling sering dilupakan. Kalau enam bulan lagi akan buka cabang atau ganti sistem kasir, kebutuhan belajarnya sudah bisa diketahui sekarang, bukan nanti setelah orangnya kelabakan.

Menyusunnya jadi daftar prioritas

Dari tiga sumber tadi biasanya muncul lebih banyak kebutuhan daripada yang mampu Anda kerjakan. Urutkan dengan dua ukuran saja.

Pertama, seberapa besar dampaknya kalau tidak diperbaiki, diukur dari hal yang nyata: uang, pelanggan hilang, atau risiko kepatuhan. Kedua, seberapa cepat bisa diajarkan.

Yang dampaknya besar dan cepat diajarkan dikerjakan lebih dulu, dan biasanya cukup lewat pendampingan internal, bukan pelatihan formal. Yang dampaknya besar tapi butuh waktu lama masuk rencana kuartal berikutnya. Yang dampaknya kecil, betapapun menariknya, ditunda. Banyak UMKM justru terjebak di kelompok terakhir karena kebetulan ada tawaran pelatihan yang menarik.

Membedakan kebutuhan individu dan kebutuhan bersama

Satu kekeliruan yang mahal adalah menjadikan masalah satu orang sebagai pelatihan untuk semua. Kalau hanya satu dari delapan pramusaji yang bermasalah dengan penanganan komplain, yang dibutuhkan pendampingan untuk satu orang itu, bukan pelatihan sehari untuk delapan orang.

Aturan praktisnya, kalau kebutuhannya muncul pada kurang dari sepertiga anggota tim, tangani per orang. Kalau lebih, baru pertimbangkan program bersama, karena kemungkinan besar akarnya memang di standar atau proses yang belum seragam.

Menuliskannya supaya bisa dievaluasi

Kebutuhan belajar yang ditulis sebagai "meningkatkan pelayanan" tidak bisa dievaluasi, karena tidak jelas kapan dianggap tercapai. Tulis dalam bentuk perilaku yang bisa diamati.

Bandingkan dua ini. "Kasir perlu ditingkatkan ketelitiannya" tidak bisa diukur. "Kasir mampu menyelesaikan penutupan kas harian tanpa selisih, dalam waktu maksimal 15 menit" bisa diperiksa besok.

Format yang cukup untuk UMKM: siapa yang perlu, mampu melakukan apa, dalam kondisi seperti apa, dan seberapa baik dianggap cukup. Empat unsur itu sekaligus jadi bahan untuk mengevaluasi pelatihannya nanti.

Miskonsepsi yang umum

"TNA itu terlalu rumit untuk usaha kecil." Versi yang rumit memang tidak cocok. Tapi versi yang dipakai di sini, yaitu satu pertanyaan penyaring ditambah membaca tiga sumber data yang sudah ada, bisa selesai dalam setengah hari untuk satu tim.

"Karyawannya sendiri yang minta pelatihan, berarti memang butuh." Permintaan dari karyawan berharga sebagai masukan, tapi bukan kesimpulan. Kadang yang diminta pelatihan yang menarik, bukan yang paling menutup kesenjangan.

"Kalau ada anggaran pelatihan, sayang kalau tidak dipakai." Anggaran yang dipakai untuk pelatihan yang salah bukan penghematan, melainkan pemborosan yang lebih rapi.

Penutup

TNA yang baik lebih sering menghasilkan kesimpulan tidak perlu pelatihan daripada perlu pelatihan. Itu bukan kegagalan analisisnya, justru itu manfaat terbesarnya, karena masalah yang sebenarnya jadi terlihat.

Kalau ada satu kebiasaan yang layak dipasang mulai sekarang, ajukan pertanyaan penyaring tadi setiap kali ada permintaan pelatihan. Satu pertanyaan itu akan menghemat lebih banyak daripada yang Anda duga.