Menyusun SOP MSDM yang Dipakai, Bukan Diarsipkan

Hampir setiap UMKM yang pernah saya temui punya SOP. Yang jarang adalah SOP yang benar-benar dipakai. Biasanya dokumennya ada, tersimpan rapi di folder, dibuat saat ada kebutuhan tertentu, lalu tidak pernah dibuka lagi bahkan oleh yang menulisnya.

Ada satu tanda yang cukup jujur untuk mengujinya. Kalau seorang karyawan menghadapi situasi yang tidak biasa, misalnya ada yang minta cuti mendadak di masa sibuk, apa yang dia lakukan pertama? Kalau jawabannya bertanya ke atasan, berarti SOP-nya tidak dipakai. Kalau jawabannya membuka dokumen, berarti dipakai.

Kebanyakan SOP gagal bukan karena isinya salah, tapi karena dibuat untuk memenuhi kebutuhan dokumentasi, bukan untuk menjawab pertanyaan orang yang sedang bekerja.

Proses HR mana yang layak di-SOP-kan

Tidak semua hal perlu SOP. Membuat terlalu banyak justru mempercepat matinya, karena orang berhenti mencari begitu merasa dokumennya terlalu banyak.

Gunakan tiga saringan ini. Sebuah proses layak di-SOP-kan kalau berulang cukup sering, kalau salah langkahnya berakibat nyata, dan kalau dikerjakan lebih dari satu orang.

Proses yang lolos ketiga saringan itu di UMKM biasanya tidak banyak, sekitar enam sampai delapan. Umumnya: penerimaan karyawan baru, pengajuan dan persetujuan cuti, pencatatan kehadiran dan lembur, proses penggajian bulanan, penanganan karyawan yang mengundurkan diri, dan penanganan keluhan.

Sebaliknya, hal yang jarang terjadi atau selalu butuh pertimbangan kasus per kasus lebih baik tidak dipaksakan jadi SOP. Menyusun prosedur untuk sesuatu yang setahun sekali hanya akan menghasilkan dokumen yang sudah usang saat dibutuhkan.

Format sesingkat mungkin

SOP yang panjang tidak dibaca. Untuk skala UMKM, satu halaman per proses sudah cukup, dan isinya cukup lima bagian.

• Kapan prosedur ini dipakai. Satu kalimat pemicu, misalnya "saat karyawan mengajukan cuti tahunan".
• Siapa yang mengerjakan apa. Sebut peran, bukan nama orang. Kalau ditulis nama, SOP-nya mati begitu orangnya pindah.
• Langkahnya, berurutan. Maksimal tujuh langkah. Kalau lebih, biasanya ada dua proses yang tercampur jadi satu.
• Batas waktu tiap langkah. Ini yang paling sering hilang, padahal justru inilah yang membuat SOP punya gigi.
• Apa yang dilakukan kalau menyimpang. Selalu ada kasus di luar kebiasaan. Kalau tidak ditulis ke mana harus bertanya, orang akan mengarang sendiri.

Bagian terakhir itu yang membedakan SOP yang hidup dan yang mati. SOP yang hanya memuat jalur normal akan ditinggalkan begitu ada kasus pertama yang tidak sesuai cetakan.

Menulisnya dari orang yang mengerjakan

Cara tercepat menghasilkan SOP yang tidak dipakai adalah menulisnya sendiri di meja, berdasarkan bagaimana seharusnya proses berjalan. Hasilnya akan rapi, logis, dan berbeda dari yang sebenarnya terjadi di lapangan.

Cara yang lebih berhasil memakan waktu sekitar satu jam per proses. Minta orang yang biasa mengerjakannya menceritakan langkahnya sambil Anda catat. Lalu tanyakan tiga hal: bagian mana yang sering bikin bingung, bagian mana yang sering dilewati, dan pernah ada kasus apa yang tidak sesuai kebiasaan.

Jawaban pertanyaan kedua biasanya paling berharga. Langkah yang sering dilewati biasanya memang tidak perlu, dan itu kesempatan menyederhanakan, bukan alasan menegur.

Empat alasan SOP tidak dipakai

Tidak ada di tempat kerjanya. SOP penggajian yang tersimpan di komputer kantor tapi pekerjaannya dilakukan di lapangan tidak akan dibuka. Letakkan di tempat yang sama dengan pekerjaannya, kalau perlu ditempel.

Bahasanya bukan bahasa mereka. Kalau di lapangan orang menyebutnya uang jalan, jangan tulis tunjangan transportasi operasional. Konsistensi dengan istilah resmi bisa diurus di lampiran.

Tidak pernah dipakai atasannya. Kalau supervisor masih menyetujui cuti lewat pesan pribadi padahal SOP-nya bilang lewat formulir, dalam dua minggu semua orang akan ikut. SOP mati paling cepat karena ini.

Tidak pernah diperbarui. Sekali orang menemukan satu langkah yang sudah tidak sesuai kenyataan, kepercayaan pada seluruh dokumen ikut hilang.

Cara memastikan benar-benar dipakai

Tiga kebiasaan sederhana ini yang paling menentukan, dan semuanya tidak butuh biaya.

Pertama, jadikan SOP bahan pertama saat orang baru masuk. Bukan dibaca sendiri, tapi ditelusuri bersama pada minggu pertama. Ini sekaligus menguji apakah SOP-nya bisa dipahami orang yang belum tahu apa-apa.

Kedua, setiap kali ada kesalahan proses, buka SOP-nya bersama-sama. Pertanyaannya bukan siapa yang salah, tapi apakah SOP-nya jelas di bagian itu. Sering kali jawabannya tidak, dan itu perbaikan gratis.

Ketiga, tinjau sekali setahun, dan cukup dengan satu pertanyaan per proses: apakah ini masih cara kita mengerjakannya. Kalau tidak, perbaiki atau hapus. SOP yang dihapus lebih baik daripada SOP yang salah.

Miskonsepsi yang umum

"SOP itu untuk perusahaan besar." Justru di tim kecil dampaknya lebih terasa, karena satu orang biasanya memegang banyak proses. Saat orang itu cuti atau resign, SOP adalah satu-satunya yang tersisa.

"Kalau semua diatur, karyawan jadi kaku." Yang membuat kaku adalah SOP yang tidak punya jalur penyimpangan. Kalau bagian "apa yang dilakukan kalau tidak biasa" ditulis dengan jelas, SOP justru memberi keleluasaan yang terkendali.

"Nanti saja kalau sudah lebih besar." Menyusun SOP untuk enam proses saat karyawan sepuluh orang butuh sekitar satu minggu kerja. Menyusun hal yang sama saat karyawan lima puluh orang butuh berbulan-bulan, karena kebiasaannya sudah bercabang ke banyak versi.

Penutup

SOP yang baik bukan yang paling lengkap, tapi yang paling sering dibuka. Ukuran keberhasilannya bukan jumlah dokumen, melainkan berkurangnya pertanyaan yang sama yang harus dijawab berulang kali.

Kalau Anda mau mulai, pilih satu proses yang paling sering menimbulkan pertanyaan, lalu tulis satu halaman bersama orang yang mengerjakannya. Satu yang dipakai jauh lebih berharga daripada delapan yang tersimpan.