Menyiapkan Data untuk Anggaran SDM Tahunan

Di sebagian besar UMKM, anggaran SDM tidak pernah benar-benar disusun. Yang ada adalah angka gaji bulan lalu dikalikan dua belas, ditambah sedikit untuk kenaikan, lalu dibulatkan. Cara itu selalu meleset, dan arah melesetnya hampir selalu sama: kurang.

Penyebabnya bukan kesalahan hitung. Penyebabnya adalah sebagian besar biaya orang tidak muncul di slip gaji, sehingga tidak ikut terhitung saat yang dijadikan dasar hanya angka gaji.

Tulisan ini tentang menyiapkan datanya, bukan tentang memutuskan angkanya. Keputusan tetap di pemilik usaha atau direksi. Yang jadi tugas orang HR adalah memastikan data yang disodorkan lengkap dan bisa dipertanggungjawabkan.

Delapan komponen biaya orang

Gaji pokok biasanya hanya sekitar dua pertiga dari total biaya mempekerjakan seseorang. Sisanya tersebar di komponen yang mudah terlupa.

• Upah pokok dan tunjangan tetap. Bagian yang selalu diingat.
• Tunjangan tidak tetap. Uang makan, transport, dan sejenisnya. Perlu diperkirakan berdasarkan rata-rata kehadiran, bukan angka penuh.
• Lembur. Sering dianggap tak terduga padahal polanya biasanya berulang setiap tahun di bulan yang sama.
• Tunjangan hari raya. Satu bulan upah untuk yang masa kerjanya sudah cukup, proporsional untuk yang belum.
• Iuran jaminan sosial yang ditanggung perusahaan. Persentasenya kecil tapi berlaku untuk semua orang sepanjang tahun.
• Biaya rekrutmen dan penggantian. Biaya pemasangan lowongan, waktu yang terpakai, dan masa ketika posisi kosong.
• Pelatihan dan pengembangan. Termasuk waktu kerja yang hilang selama pelatihan, bukan hanya biaya penyelenggaraannya.
• Perpisahan. Kompensasi bagi yang berakhir hubungan kerjanya. Sering tidak dianggarkan sama sekali karena dianggap tidak akan terjadi.

Tiga komponen terakhir yang paling sering hilang, dan justru itu yang membuat anggaran meleset saat ada pergantian orang di tengah tahun.

Memperkirakan yang tidak pasti

Tiga hal selalu sulit diperkirakan: berapa orang keluar, berapa besar kenaikan upah, dan berapa banyak lembur. Ketiganya bisa didekati dengan data yang sudah Anda punya.

Perputaran karyawan. Hitung berapa orang yang keluar dua tahun terakhir dibagi rata-rata jumlah karyawan. Kalau setahun ada dua dari dua puluh orang yang keluar, gunakan sekitar sepuluh persen sebagai dasar. Kalikan dengan perkiraan biaya penggantian per orang.

Kenaikan upah. Pisahkan dua jenis. Penyesuaian menyeluruh yang mengikuti ketentuan upah minimum atau kebijakan perusahaan, dan kenaikan karena promosi atau kinerja yang hanya untuk sebagian orang. Menggabungkan keduanya jadi satu persentase adalah penyebab paling umum anggaran meleset.

Lembur. Ambil catatan lembur dua belas bulan terakhir, lalu lihat sebarannya per bulan. Hampir selalu ada dua atau tiga bulan yang jauh lebih tinggi, biasanya menjelang hari raya atau musim ramai. Anggarkan sesuai polanya, bukan rata-rata datar.

Menyusunnya dalam tiga skenario

Menyodorkan satu angka tunggal membuat pembahasan berubah jadi tawar-menawar. Menyodorkan tiga skenario mengubahnya jadi diskusi tentang pilihan.

Skenario dasar. Jumlah orang tetap, kenaikan mengikuti ketentuan minimum, lembur sesuai pola tahun lalu. Ini lantai anggaran, bukan target.

Skenario rencana. Mengikuti rencana bisnis, termasuk penambahan orang untuk cabang atau lini baru, beserta bulan mulainya. Orang yang mulai bekerja di bulan ketujuh hanya dihitung enam bulan, dan ini sering keliru dihitung setahun penuh.

Skenario tertahan. Kalau penjualan tidak tercapai, mana yang bisa ditunda dan mana yang tidak. Yang tidak bisa ditunda adalah kewajiban seperti upah dan iuran. Yang bisa ditunda biasanya pelatihan dan penambahan orang.

Skenario ketiga inilah yang paling menaikkan kepercayaan pemilik usaha terhadap angka Anda, karena menunjukkan Anda sudah memikirkan kemungkinan buruknya.

Menyajikannya supaya disetujui

Anggaran SDM ditolak biasanya bukan karena angkanya terlalu besar, tapi karena tidak jelas apa yang dibeli dengan angka itu.

Sajikan dalam tiga lapis. Pertama satu angka total beserta perbandingannya terhadap tahun lalu dalam persen. Kedua, penjelasan penyebab perubahan, misalnya sekian persen karena penyesuaian upah, sekian persen karena penambahan dua orang. Ketiga, barulah rincian per komponen sebagai lampiran.

Satu ukuran yang biasanya langsung dimengerti pemilik usaha adalah perbandingan total biaya orang terhadap penjualan. Angka ini memindahkan pembicaraan dari terasa mahal menjadi wajar atau tidak untuk jenis usaha ini.

Dan siapkan jawaban untuk satu pertanyaan yang hampir pasti muncul: kalau harus dipotong sepuluh persen, apa yang Anda korbankan. Menyiapkan jawabannya lebih dulu jauh lebih baik daripada menjawab spontan di ruang rapat.

Memantau sepanjang tahun

Anggaran yang tidak dipantau hanya jadi dokumen sekali pakai. Cukup periksa tiga hal setiap bulan: realisasi dibanding rencana untuk bulan itu, akumulasi sejak awal tahun, dan penyebab selisih terbesar.

Yang perlu diperhatikan bukan selisih kecil, melainkan selisih yang arahnya konsisten. Lebih hemat tiga bulan berturut-turut biasanya bukan kabar baik, melainkan tanda ada posisi kosong yang belum terisi dan pekerjaannya sedang menumpuk di orang lain.

Miskonsepsi yang umum

"Anggaran SDM itu urusan keuangan." Angkanya memang bermuara ke keuangan, tapi asumsinya hanya bisa disusun orang yang tahu kondisi orangnya. Bagian keuangan tidak tahu siapa yang kemungkinan besar resign tahun depan.

"Usaha kecil tidak perlu anggaran, tinggal lihat kas." Justru usaha kecil paling terpukul saat ada pengeluaran orang yang tidak diperkirakan, karena penyangganya tipis.

"Anggarkan seminimal mungkin biar mudah disetujui." Anggaran yang terlalu rendah akan jebol di tengah tahun, dan permintaan tambahan di tengah tahun jauh lebih sulit disetujui daripada angka wajar di awal.

Penutup

Menyiapkan data anggaran SDM adalah salah satu pekerjaan yang paling cepat mengubah cara pemilik usaha memandang fungsi HR. Selama HR hanya membawa permintaan, posisinya adalah pihak yang meminta. Begitu HR membawa angka beserta asumsinya, posisinya berubah jadi pihak yang diajak berpikir.

Kalau tahun ini belum sempat menyusun lengkap, kerjakan satu hal saja: hitung total biaya orang tahun lalu dengan delapan komponen tadi. Angkanya hampir pasti lebih besar daripada yang selama ini dikira, dan itu titik awal yang cukup.