Administrasi Pengupahan yang Rapi Sejak Karyawan Pertama

Ada satu jenis kerja HR yang tidak pernah dipuji tapi selalu jadi masalah kalau tidak ada. Namanya administrasi pengupahan. Tidak ada yang memberi selamat karena arsip slip gaji rapi. Tapi begitu ada karyawan yang mempersoalkan upahnya, atau petugas Disnaker datang memeriksa, arsip itulah yang menentukan posisi Anda.

Di UMKM, bagian ini biasanya dikerjakan sambil lalu. Gaji ditransfer lewat mobile banking, catatannya di kepala, slipnya tidak pernah dibuat karena semua orang sudah tahu berapa gajinya. Cara itu berjalan mulus sampai suatu hari tidak.

Ini kewajiban tertulis, bukan anjuran kerapian

PP Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja, pada saat upah itu dibayarkan. Perhatikan dua hal di situ. Yang wajib bukan sekadar membayar, tapi juga memberi buktinya. Dan buktinya harus memuat rincian, bukan cuma nominal akhir.

Aturan yang sama juga memberi pekerja hak meminta keterangan mengenai upah untuk dirinya sendiri, dalam hal keterangan itu hanya bisa diperoleh lewat dokumen perusahaan. Kalau permintaan itu tidak berhasil, pekerja berhak meminta bantuan Pengawas Ketenagakerjaan.

Artinya pertanyaan tentang upah tidak berhenti di meja Anda. Kalau catatannya tidak ada atau tidak bisa ditunjukkan, urusannya berpindah ke pihak yang punya kewenangan memeriksa.

Ada satu kalimat yang sering saya dengar dari pemilik usaha: karyawan saya percaya sama saya, tidak perlu formal-formalan. Kepercayaan itu nyata dan berharga. Masalahnya, kepercayaan berlaku pada orang yang masih bekerja dengan Anda hari ini. Perselisihan hampir selalu datang dari orang yang sudah pergi, dan biasanya pergi dengan perasaan yang tidak enak.

Lima komponen yang harus ada di slip gaji

Slip gaji tidak perlu cantik. Yang penting setiap angka bisa ditelusuri asalnya.

• Identitas dan periode: nama, jabatan, dan bulan upah. Terdengar sepele, tapi slip tanpa periode tidak bisa dipakai sebagai bukti apa pun.
• Upah pokok dan tunjangan tetap: dipisah, tidak digabung jadi satu angka. Pemisahan ini yang nanti jadi dasar perhitungan THR, pesangon, dan iuran jaminan sosial.
• Tunjangan tidak tetap: uang makan, transport harian, dan sejenisnya yang jumlahnya bergantung kehadiran.
• Upah lembur: jumlah jam beserta perhitungannya, bukan hanya nilai akhirnya.
• Potongan: iuran jaminan sosial, pajak, pinjaman, atau denda, masing-masing dengan dasarnya.

Aturan 75 persen yang sering dilanggar tanpa sadar

Ini bagian yang paling sering terlewat. Bila upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap, besarnya upah pokok paling sedikit 75 persen dari jumlah upah pokok ditambah tunjangan tetap.

Contohnya begini. Kalau total upah pokok dan tunjangan tetap seorang karyawan adalah empat juta rupiah, maka upah pokoknya minimal tiga juta. Menyusunnya jadi pokok satu juta lima ratus ribu dan tunjangan tetap dua juta lima ratus ribu tidak dibenarkan.

Susunan pokok kecil dan tunjangan besar biasanya dibuat dengan niat menekan dasar perhitungan pesangon dan THR. Selain melanggar, cara itu juga menyimpan risiko yang menumpuk diam-diam, karena kalau kelak dikoreksi, koreksinya berlaku mundur untuk semua orang.

Batas potongan upah

Setiap potongan harus punya dasar yang bisa ditunjuk, entah di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Selain itu ada batas jumlahnya: keseluruhan potongan paling banyak 50 persen dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja.

Batas ini penting di usaha kecil, karena potongan sering menumpuk tanpa dihitung totalnya. Cicilan pinjaman, kasbon, denda keterlambatan, dan iuran, kalau dijumlahkan bisa melewati separuh upah tanpa disadari.

Kalau usaha Anda mikro atau kecil, ada jalur tersendiri

Banyak pemilik usaha kecil mengira mereka wajib mengikuti upah minimum kabupaten atau kota, lalu menyimpulkan usahanya melanggar karena tidak sanggup. Padahal ketentuan upah minimum dikecualikan bagi usaha mikro dan usaha kecil.

Upah pada kedua jenis usaha itu ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara pengusaha dan pekerja, dengan dua syarat yang harus dipenuhi bersamaan. Pertama, paling sedikit 50 persen dari rata-rata konsumsi masyarakat di tingkat provinsi. Kedua, nilai yang disepakati paling sedikit 25 persen di atas garis kemiskinan di tingkat provinsi.

Dua angka acuan itu bersumber dari lembaga yang menyelenggarakan urusan statistik, jadi bisa Anda cari sendiri untuk provinsi tempat usaha Anda berada. Yang perlu digarisbawahi, pengecualian ini bukan izin membayar seadanya. Ada lantai yang harus dipenuhi, dan kesepakatannya perlu tertulis supaya bisa ditunjukkan.

Perlu dipastikan juga bahwa usaha Anda memang masuk kategori mikro atau kecil, bukan menurut perasaan bahwa usahanya masih kecil. PP Nomor 7 Tahun 2021 mengelompokkannya berdasarkan modal usaha atau hasil penjualan tahunan.

• Usaha mikro: modal usaha paling banyak Rp1 miliar di luar tanah dan bangunan tempat usaha, atau hasil penjualan tahunan paling banyak Rp2 miliar.
• Usaha kecil: modal usaha lebih dari Rp1 miliar sampai Rp5 miliar di luar tanah dan bangunan, atau hasil penjualan tahunan lebih dari Rp2 miliar sampai Rp15 miliar.

Kriteria modal dipakai saat pendirian atau pendaftaran usaha, sedangkan kriteria hasil penjualan tahunan dipakai untuk usaha yang sudah berjalan. Angka ini lebih longgar daripada yang banyak orang kira, jadi cukup banyak usaha yang merasa dirinya menengah ternyata masih masuk kategori kecil.

Satu hal yang perlu diikuti perkembangannya. PP Nomor 49 Tahun 2025 menghidupkan kembali upah minimum sektoral, baik di tingkat provinsi maupun kabupaten atau kota. Sektor yang dikenai ditentukan lewat kriteria tertentu, salah satunya adanya lebih dari satu perusahaan berskala menengah atau besar di sektor itu. Kalau usaha Anda bergerak di sektor yang ditetapkan, sebaiknya pastikan ke dinas ketenagakerjaan setempat bagaimana ketentuan itu berlaku bagi usaha mikro dan kecil, karena ini pengaturan yang baru berjalan.

Pencatatan lembur yang paling sering jadi sengketa

Lembur adalah penyumbang perselisihan upah terbesar di usaha kecil, dan penyebabnya hampir selalu sama: kerja lewat jam dianggap biasa, tidak dicatat, dan tidak pernah disepakati tertulis.

PP Nomor 35 Tahun 2021 membatasi waktu kerja lembur paling lama 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu. Batas ini tidak menghitung lembur yang dilakukan pada waktu istirahat mingguan atau hari libur resmi. Sebelum UU Cipta Kerja, batasnya 3 jam sehari dan 14 jam seminggu, jadi kalau acuan yang Anda pakai masih angka lama, itu sudah tidak berlaku.

Tiga dokumen yang harus ada

Aturan yang sama menuntut tiga hal sekaligus, dan ketiganya sering hanya dipenuhi sebagian.

• Perintah dari pengusaha. Harus ada, tidak boleh sekadar dianggap sudah tahu.
• Persetujuan dari pekerja yang bersangkutan. Keduanya dibuat secara tertulis dan atau melalui media digital, jadi bentuk digital memang diakui.
• Daftar pelaksanaan kerja lembur. Disusun pengusaha, memuat nama pekerja yang lembur beserta lamanya.

Ada kemudahan yang jarang dimanfaatkan. Perintah dan persetujuan boleh dibuat sekaligus dalam bentuk daftar pekerja yang bersedia bekerja lembur, ditandatangani oleh pekerja yang bersangkutan dan pengusaha. Untuk UMKM ini paling praktis, karena satu lembar bisa menutup dua syarat.

Banyak usaha kecil berhenti di poin pertama, itu pun sering hanya lisan. Perintah lewat pesan singkat memang berbentuk tertulis dan sah, tapi tanpa persetujuan dan tanpa daftar pelaksanaan, dokumentasinya masih timpang.

Dua hal yang sering terlewat

Pertama, perhitungan upah lembur didasarkan pada upah bulanan, dengan upah sejam dihitung 1 per 173 kali upah sebulan. Angka 173 itu tetap, bukan hasil pembagian jumlah hari kerja bulan berjalan.

Kedua, ada kewajiban memberi makanan dan minuman sekurang-kurangnya 1.400 kilo kalori apabila lembur berlangsung cukup lama, dan kewajiban ini tidak bisa digantikan uang. Banyak UMKM mengira memberi uang makan sudah cukup.

Perlu dicatat juga bahwa kewajiban membayar upah lembur dikecualikan bagi golongan jabatan tertentu, yaitu mereka yang bertanggung jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana, atau pengendali jalannya perusahaan, dengan waktu kerja tidak dapat dibatasi dan menerima upah lebih tinggi. Yang sering keliru, pengecualian ini hanya berlaku kalau golongan jabatannya diatur di perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Kalau tidak diatur di situ, pengusaha tetap wajib membayar upah lembur, sekalipun jabatannya terdengar manajerial.

Kalau usaha Anda memakai sistem borongan atau target harian dan merasa lembur tidak relevan, tetap catat jam kerjanya. Sistem pengupahan boleh berbeda, tapi batas jam kerja tetap berlaku, dan catatan itu yang melindungi Anda kalau suatu saat dipersoalkan.

Kalender yang perlu ditandai

Bagian ini kecil tapi menyelamatkan banyak kerepotan. Penetapan upah minimum punya tanggal yang cukup pasti, dan mengetahuinya membuat Anda bisa menyiapkan penyesuaian penggajian sebelum Januari, bukan setelahnya.

• Upah minimum provinsi ditetapkan gubernur dan diumumkan paling lambat 21 November tahun berjalan.
• Upah minimum kabupaten atau kota diumumkan paling lambat 25 November tahun berjalan, setelah PP Nomor 49 Tahun 2025 memajukan tanggalnya dari 30 November.
• Upah minimum sektoral diumumkan paling lambat lima hari setelah upah minimum yang setingkat ditetapkan.
• Semuanya berlaku terhitung mulai 1 Januari tahun berikutnya.

Satu detail teknis yang berguna saat menghitung: hasil penghitungan nilai upah minimum dapat dibulatkan ke atas hingga satu satuan rupiah. Jadi angka dengan pecahan sen dibulatkan naik ke rupiah penuh.

Kalau usaha Anda masuk kategori mikro atau kecil dan memakai jalur kesepakatan, kalender ini tetap relevan, karena kedua angka acuannya bergerak mengikuti data tahunan yang sama.

Berapa lama arsipnya harus disimpan

Jawaban pendeknya: lebih lama daripada yang Anda kira, dan ini bukan imbauan.

Dulu Pasal 96 UU Ketenagakerjaan membatasi tuntutan pembayaran upah menjadi daluwarsa setelah dua tahun sejak timbulnya hak. Pasal itu dibatalkan Mahkamah Konstitusi lewat Putusan Nomor 100/PUU-X/2012 yang diucapkan pada 19 September 2013, karena dinilai merugikan hak konstitusional pekerja. UU Cipta Kerja kemudian juga menghapus pasal tersebut.

Akibatnya, tuntutan pembayaran upah dan segala pembayaran yang timbul dari hubungan kerja tidak lagi punya batas waktu daluwarsa. Mantan karyawan bisa mempersoalkan kekurangan upah, lembur, atau THR dari periode yang sudah lama lewat. Perlu dicatat bahwa gugatan atas pemutusan hubungan kerja punya pengaturan daluwarsa tersendiri yang berbeda, jadi keduanya jangan dicampur.

Karena tidak ada lagi batas dari undang-undang, praktik yang lazim disarankan adalah mengatur sendiri ketentuan daluwarsa di dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, sebagai aturan internal. Ini bukan berarti mengikat mutlak, tapi setidaknya ada dasar yang bisa dirujuk.

Yang wajib bertahan setidaknya empat hal: perjanjian kerja beserta perubahannya, slip gaji per periode, bukti transfer atau tanda terima, dan catatan kehadiran serta lembur.

Bentuknya boleh digital. Yang penting tidak bergantung pada satu perangkat milik satu orang. Berkas gaji yang hanya ada di laptop staf HR yang sudah resign adalah bentuk arsip yang paling rapuh, dan lebih sering terjadi daripada yang orang kira.

Checklist 6 langkah membereskannya

• Langkah 1, pisahkan komponen upah. Tentukan mana upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap untuk setiap posisi. Kerjakan sekali, pakai seterusnya.
• Langkah 2, periksa komposisinya. Pastikan upah pokok tidak kurang dari 75 persen terhadap jumlah pokok dan tunjangan tetap.
• Langkah 3, buat slip gaji walaupun sederhana. Satu lembar per orang per periode sudah cukup, asalkan rinciannya ada dan diberikan saat upah dibayarkan.
• Langkah 4, satukan catatan kehadiran dan lembur. Satu berkas, satu format, diisi rutin, lengkap dengan perintah dan persetujuan lemburnya.
• Langkah 5, simpan bukti bayar. Tangkapan layar transfer sudah memadai, asalkan tersusun per periode dan tidak tercecer di percakapan.
• Langkah 6, tetapkan satu tempat penyimpanan. Satu folder, bisa diakses lebih dari satu orang, dan dicadangkan.

Miskonsepsi yang umum

"Karyawan saya cuma lima orang, belum perlu." Kewajiban memberi bukti pembayaran upah tidak mengenal ambang jumlah karyawan. Yang mengenal ambang adalah kewajiban lain, misalnya penyusunan Peraturan Perusahaan yang baru berlaku pada jumlah pekerja tertentu. Keduanya sering tertukar.

"Semua sudah tercatat di rekening koran bank." Mutasi bank menunjukkan uang berpindah, tapi tidak menunjukkan uang itu untuk apa. Transfer tiga juta rupiah tidak menjelaskan apakah di dalamnya sudah termasuk lembur atau belum, dan tidak memenuhi syarat rincian.

"Kami usaha kecil, jadi bebas menentukan gaji." Bebas dari ketentuan upah minimum daerah tidak berarti bebas tanpa batas. Ada dua lantai yang tetap harus dipenuhi, dan kesepakatannya perlu tertulis.

"Kami pakai sistem gaji harian, jadi tidak perlu slip." Justru sistem harian lebih perlu, karena jumlahnya berubah tiap periode dan lebih rawan disalahpahami.

Penutup

Administrasi pengupahan adalah pekerjaan yang hasilnya baru terasa saat ada masalah, dan itulah yang membuatnya mudah ditunda. Tapi biaya membereskannya hari ini jauh lebih kecil daripada biaya menjelaskannya nanti di ruang mediasi.

Kalau Anda hanya sempat mengerjakan satu hal minggu ini, mulailah dari memeriksa komposisi upah pokok terhadap tunjangan tetap. Itu yang paling sering keliru, dan paling mahal kalau dibiarkan menumpuk.